Důležitost interní komunikace

O tom, jak je interní komunikace důležitá, bychom si mohli povídat hodiny a hodiny – naposledy jsme tak učinili na listopadovém #suHR setkání v Notinu. Jedním ze skvělých řečníků toho večera byla Zuzana Pospíšilová, která se komunikací v organizacích už nějaký čas zabývá. Pro #suHR blog odpověděla na několik otázek. Moc děkujeme, Zuzi!

Zuzi, můžeš se nám prosím hned v úvodu ve třech větách představit? 

Jsem nadšená konzumentka i tvůrkyně obsahu, milovnice vědy i věcí mezi nebem a zemí, studentka a učitelka jógy. Komunikaci se věnuji už od školky, kdy jsem založila svůj první časopis. Stvrdila jsem to studiem žurnalistiky, ke které jsem přidala řízení lidských zdrojů. A nakonec to spojila v interní komunikaci, která mě baví v praxi i ve výzkumu už asi šest let.

Pro #suHR jsi mluvila už na dvou setkáních. Jaký máš z této iniciativy pocit a co Tě přimělo zapojit se i podruhé? 

Aktivity #suHR se mi moc líbí. Hlavně si cením aktivních lidí, kteří jsou ochotní nejrůznější setkání a akce naplánovat, zorganizovat a uskutečnit. Protože jsem dřív řešila různé eventy, jako jsou veletrhy a vánoční večírky, umím si představit, jak je to mnohdy složité a vyčerpávající dostat různé lidi v jeden čas na jedno místo. V momentu, kdy se to ale povede, je to k nezaplacení. A obě akce #suHR, na kterých jsem byla, nakonec předčily má očekávání. Potkala jsem nové lidi, mohla se bavit o věcech, které mě zajímají, a rozšířit si zase obzory.

Listopadové #suHR setkání v Notinu

Volně se teď dostanu k poslednímu #suHR setkání, kde jsme mluvili o interní komunikaci. Kdybys nám měla sdělit jeden jediný důvod, proč je sdílení informací v organizacích zásadní, jaký by to byl? 

Se sdílením informací v organizaci je to jako s komunikací v jiných oblastech života. Člověk nemůže očekávat harmonický a spokojený vztah, když nesdílí své názory, pocity a zkušenosti. V momentu, kdy vedení organizace neříká zaměstnancům, kam směřuje a proč, těžko může čekat, že ho budou následovat. Když si lidé mezi sebou neříkají, na čem pracují, co se jim daří, kde potřebují pomoct, firma je neefektivní, ztrácí čas a plýtvá zdroji. Funkční komunikace umí v organizacích spoustu věcí usnadnit. Naopak nefunkční komunikace může být zdrojem neúspěchů a vést až k úplnému rozpadu společnosti.

Můžeš nám prozradit, se kterými největšími komunikačními fuckupy jsi se ve firmách setkala? Co takové přešlapy mohou firmě způsobit? 

Jeden okřídlený citát praví, že největší problém v komunikaci je předpoklad, že komunikace proběhla. Neřekla bych, že se potkávám s „fuckupy“. Spíš s neznalostí, nedomyšlením všech souvislostí a nepozorností. Management často podceňuje sílu firemní komunikace. Sice mnohdy mluví o tom, jak je potřeba zlepšit interní komunikaci. Ve finále ale bývá na žebříčku priorit stále nízko a není to ani oblast, do které by firmy dlouhodobě a dostatečně investovaly. Samozřejmě se to mění a je stále více organizací, pro které je fungující komunikace stejně důležitá jako smysluplný produkt či kvalitní zákaznický servis. Pořád ale ještě narážím na organizace, které tak klíčovou oblast, jako je komunikace, svěří někomu, kdo nemá v podstatě žádné zkušenosti. V lepším případě prostě zkouší, co bude fungovat. V horším případě se celá komunikační strategie omezí na zdlouhavé porady, nekonečné e-mailové řetězce a nárazovou kreativitu jednotlivců.

Kdo by měl být nositelem interní komunikace? Jakou roli v ní hraje vrcholový management? 

Pokud se bavíme o interní komunikaci, pak by měl být primárním nositelem manažer. I výzkumy ukazují, že zaměstnanci chtějí informace o strategii firmy, změnách a dalších krocích slyšet od svého přímého nadřízeného. Hned za přímým šéfem následuje management organizace. Až potom jsou to kolegové či například specialista komunikace a neosobní informační kanály jako intranet či newsletter. Manažeři ale mnohdy komunikaci nechávají raději na specialistovi, HR či komkoliv jiném, kdo je ochotný se toho ujmout. Což je škoda, protože i dobře připravená komunikační strategie má pak mnohem menší účinek, než by mohla mít.

O Interní komunikaci jsme diskutovali na listopadovém #suHR setkání v Notinu.

Představme si situaci, že jsi v remote firmě bez fyzických kanceláří, kde každý zaměstnanec pracuje z jiného koutu světa, a Ty jsi dostala za úkol nastavit a starat se o to, aby byl každý člen týmu o všem informován. Jak na to? 

I ve své prezentaci na setkání #suHR jsem se pořád vracela k tvrzení, že neexistuje univerzální rada a řešení pro všechny. Nemám tedy v rukávu schované eso, které komunikaci v remote organizaci vyřeší. Obecně je ale potřeba zmapovat si toky komunikace v organizaci, abych měla vůbec představu, kdo a kde informace přijímá a vysílá. Pak se podívám, jestli nástroje, které k tomu má, jsou efektivní. A jestli existují nějaká pravidla toho, jak s těmi nástroji mají lidé ve firmě pracovat. Ráda to ukazuji na příkladu Slacku. Hodně startupů a technologických firem si ho pořídilo, aniž by přesně věděly proč. A zatímco někde jsou firemní kultura a komunikační návyky nastavené tak, že jim Slack skvěle funguje, jinde se z něj stala noční můra. Ale není to chyba nástroje. Je to lidská chyba. Zaměstnanci by totiž s nástrojem měli dostat i návod k použití. Můžu na Slacku sdílet osobní věci nebo ne? Jaký je oficiální jazyk, který mám používat? K čemu který kanál slouží? Na to všechno by zaměstnanci měli dostat odpověď, aby nástroj používali stejným způsobem a aby komunikaci urychlil, ne znásobil a ve výsledku znemožnil. Pokud bych ale měla poradit jednu jedinou věc, tak s lidmi mluvit, ptát se jich a měřit. Protože lidé jsou různí a někdo si informaci o změně raději přečte v newsletteru v pátek odpoledne, jiný ji potřebuje slyšet od svého nadřízeného ráno při stand-upu.

Manažeři ale mnohdy komunikaci nechávají raději na specialistovi, HR či komkoliv jiném, kdo je ochotný se toho ujmout.

Co studuješ a jak Ti to jde? 

Já jsem tak trochu věčný student, takže pořád něco. Ale asi se ptáš na můj doktorát, v rámci kterého bych měla zkoumat interní komunikaci jako klíčový proces při překonávání organizační krize. Zajímají mě především startupy, které rychle vyrostly a u kterých se velmi překotně mění struktura, procesy, hodnoty i firemní kultura. Mám odstudované dva roky a další dva roky mi v ideálním případě zbývají. Teď jsem měla studium na chvíli přerušené. Sice to bylo z osobních důvodů, zároveň mi to ale dalo potřebný odstup a další zkušenosti, které bych chtěla do dizertační práce promítnout.

Odbočím teď trošku od Tvé práce a školy a zeptám se, jak relaxuješ? V jakých situacích se dokážeš opravdu oprostit od pracovních aktivit. 

Asi není moc překvapení, že velký relax je pro mě jóga. Ale paradoxně si víc odpočinu při učení. V ten moment se totiž člověk soustředí jen na lidi, které má před sebou, snaží se něco hezkého ze sebe předat a nemá vůbec čas řešit sám sebe a svoje myšlenky. Z hodin tak odcházím úplně stejně nabitá, jako lidé, kteří si přišli zacvičit. Stejný efekt má na mě i jakákoliv dobrovolnická práce. V momentu, kdy se člověk zaměří na dávání a upozadí sám sebe, ve finále získá mnohem víc. Odpočívám u knížek, v lese s naším psem Edou nebo při cestování bez plánů. Když je člověk bez peněz na malém thajském ostrově, pije máslový čaj v kuchyni v Malém Tibetu nebo se na Ukrajině pod stanem bojí medvěda, tak si na práci rozhodně nevzpomene.

Jaké jsou tvé plány do budoucna?

Já už se párkrát dost spálila při plánování a čím dál silněji si uvědomuji, že člověk míní a pánbůh mění. Takže se učím neplánovat si život, ale spíš ho žít a umět z toho, co se mi připlete do cesty, něco vytěžit. Moc hezky o tom zpívá Sima Martausová v písničce Normálny život. Takže pokud bych si měla půjčit pár slov z jejího textu, tak mi stačí piecť buchty deťom a vnučkám a kŕmiť všetky cudzie zvery. Mať plné srdce, nie vrecká a stále v prozreteľnosť veriť.