#suHR a píšu: Praktické a právní náležitosti spolupráce s agenturou práce

V českém prostředí bohužel panuje stále spousta mýtů a nedůvěry vůči agenturám práce, a to ze strany firem, ale i kandidátů. Prvotní boom agentur v minulosti a několik „kreativních” agentur, které si přizpůsobily podmínky dle sebe, a ne dle nařízení, nepřispěly k dobré pověsti tohoto typu agentur. Avšak v této moderní době již najdeme mnoho agentur, které dbají na dodržování zákonů a licence a opravdu mohou pomoci firmám s náborem nebo přidělením zaměstnanců. Pojďme se podívat na zásadní věci, které by měla firma řešit před zahájením spolupráce s agenturou práce.

Kontaktovala mne personální agentura, co teď? 

  • Průzkum trhu ohledně cenové nabídky -> je cena za službu v adekvátním rozmezí, okatě předražená nebo podezřele nízká? 
  • Licence agentury -> mohou legálně poskytovat služby, které mi nabízejí? Základní prověření můžete udělat zde: https://www.uradprace.cz/web/cz/agentury-prace.
  • Průzkum kvalifikovanosti agentury -> průzkum na trhu, případně pokud máte možnost se zeptat známého, který měl s agenturou zkušenost. Měli bychom se zaměřit na údaje jako je doporučení klientů, služby agentury, její zaměření (IT, technické pozice apod.), délka působení na trhu, přístup a komunikace z její strany, flexibilita domluvy, záznam v obchodním rejstříku apod.

Jak se vyznat v licencích?

Na personální agentury se vztahuje § 14 odst. 1:

  • § 14 odst. 1 a) Vyhledání zaměstnání pro fyzickou osobu, která se o práci uchází, a vyhledání zaměstnanců pro zaměstnavatele, který hledá nové pracovní síly.
  • § 14 odst. 1 b) Zaměstnávání fyzických osob za účelem výkonu jejich práce pro uživatele, kterým se rozumí jiná právnická nebo fyzická osoba, která práci přiděluje a dohlíží na její provedení.
  • § 14 odst. 1 c) Poradenská a informační činnost v oblasti pracovních příležitostí.

Jaké služby tedy mohu očekávat od agentury dle její licence? 

  • § 14 odst. 1 a) -> nábor zaměstnanců ke klientovi do stavu, agentura vyhledá kandidáty na pozici, kterou potřebujete obsadit. Kandidáta si vezmete vy rovnou do stavu -> budete platit fee agentuře.
    Služby nazvané jako Nábor, Core Staff Hiring, Executive Search, Headhunting apod.
  • § 14 odst. 1 b) -> agenturní zaměstnávání. Zaměstnanec je zaměstnancem agentury, není ve vašem stavu a je k vám do firmy přidělen na dohodnutou dobu za dohodnutých podmínek. Náklady budou průběžné po celou dobu přidělení zaměstnance.
    Služby nazvané jako Dočasné přidělení, Payrolling, Temporary Assignment, Agenturní zaměstnávání apod.
  • § 14 odst. 1 c) -> zde by měly být ostatní služby agentury vůči firmě. Může zde být pomoc s auditem, pomoc/vedení školení pro zaměstnance, průzkumy trhu na míru, pomoc s marketingem apod. Ceny za služby se domlouvají individuálně dle typu a rozsahu služby.

Jak mohou vypadat fakturace

  • Služby za nábor mohou být dány fixní částkou (třeba min. 80 000 Kč/pozice) nebo počtem hrubých mezd náborovaného zaměstnance (např. 2,5 – 6násobek měsíční mzdy nebo například 20 % hrubé roční mzdy). Fakturace může být rozdělena na několik fází nebo jednorázově. Zde je třeba se podívat do podmínek, zda v případě propuštění/odchodu zaměstnance ve zkušební době agentura vrací část zaplaceného fee a jak velkou část (např. 1/3 fee nebo garantuje náhradu zaměstnance).
  • U temporary nebo payrollingu se setkáme obvykle s kalkulací, která zahrnuje mzdové a ostatní náklady zaměstnance, a to navýšené o marži agentury (zjednodušeně). Obvykle se fakturuje na měsíční bázi (v zahraničí i na týdenní). Forma výpočtu nákladů bude dána buď měsíčním vstupem anebo hodinovým fakturačním ratem (následně počet hodin krát rate).

Strategie spolupráce

Pokud jste zahájili spolupráci s agenturou, neznamená to, že všechny pozice nyní musíte vést přes agenturu. Zkuste strategii firem v zahraničí. Ty využívají služeb i několika agentur práce, ale zadávají jim jen specifické role. Jedná se tedy o pozice, které se nepodařily interním recruiterům najít, jsou obecně velmi těžké a časově náročné nebo jsou v množství, které interní HR nezvládne. 

Základní dokumentace s agenturou

Níže příklad dokumentace pro spolupráci na payrolling/temporary, tedy agenturní zaměstnávání. Nezapomeňme na písemné vyhotovení dokumentace, distribuci pro obě smluvní strany.

  1. Rámcová smlouva

Základní dokument stvrzující spolupráci firmy s agenturou práce. Agentura obvykle nabídne vzor rámcové smlouvy. Pamatujte, vždy byste měli mít dostatek času na její prozkoumání a možnost úpravy jednotlivých částí. Kromě základních parametrů nastavení spolupráce (typ služeb), procesů (objednávky, a délky přidělení, také podmínky dočasného přidělení, kontrola pobytových dokladů cizinců apod.), povinnosti smluvních stran, odpovědnost za vzniklé škody, BOZP, fakturační podmínky a informace, důvěrnost informací, délka/zánik smlouvy.

V jedné rámcové smlouvě můžete mít zasmluvněno více služeb (core staff hiring, temporary i poradenství) naráz.

Obvyklé základní přílohy rámcové smlouvy jsou:

  • Rozhodnutí Úřadu práce České republiky, generálního ředitelství, kterým se vydává povolení ke zprostředkování podle § 14 odst. 1 písm. b) zákona o zaměstnanosti
  • vzor Objednávky
  • vzor Dohody o dočasném přidělení
  • Srovnatelné mzdové a pracovní podmínky kmenových zaměstnanců
  1. Objednávka

Rámcová smlouva nám stanoví obecnou úroveň spolupráce. Na každý servis, službu bychom měli mít individuální objednávku. Ta obvykle obsahuje informace o pozici (název, konkretizace, počet míst), nárocích na kvalifikaci/odbornou a zdravotní způsobilost kandidáta, délku přidělení, den nástupu, místo výkonu práce, kontaktní osobu/supervizora za firmu. Může obsahovat i další informace podporující konkretizaci zadání. Agentura ji může následně použít jako jednu z příloh faktury. 

  1. Dohoda o dočasném přidělení

Splněním zadání objednávky se dostáváme k dalšímu kroku, a to přidělení zaměstnance. Dohoda o přidělení mezi agenturou a firmou musí obsahovat dle § 308:

a) jméno, popř. jména, příjmení, popř. rodné příjmení, státní občanství, datum a místo narození a bydliště dočasně přiděleného zaměstnance,

b) druh práce, kterou bude dočasně přidělený zaměstnanec vykonávat, včetně požadavků na odbornou, případně zdravotní způsobilost nezbytnou pro tento druh práce,

c) určení doby, po kterou bude dočasně přidělený zaměstnanec vykonávat práci u uživatele,

d) místo výkonu práce,

e) den nástupu dočasně přiděleného zaměstnance k výkonu práce u uživatele,

f) informace o pracovních a mzdových nebo platových podmínkách zaměstnance uživatele, který vykonává nebo by vykonával stejnou práci jako dočasně přidělený zaměstnanec, s přihlédnutím ke kvalifikaci a délce odborné praxe (dále jen “srovnatelný zaměstnanec”),

g) podmínky, za nichž může být dočasné přidělení zaměstnancem nebo uživatelem ukončeno před uplynutím doby, na kterou bylo sjednáno; není však možné sjednat podmínky pro ukončení doby dočasného přidělení před uplynutím doby, na kterou bylo sjednáno pouze ve prospěch uživatele,

h) číslo a datum vydání rozhodnutí, kterým bylo agentuře práce vydáno povolení ke zprostředkování zaměstnání.

Nedoporučuje se slučovat tento dokument s rámcovou smlouvou, museli byste ji pořád dodatkovat. Tvorba samostatného dokumentu vám umožní pěkné vedení dokumentace ke každé objednávce.

  1. Písemný pokyn k dočasnému přidělení

Tento dokument je mezi agenturou a zaměstnancem, musí obsahovat dle § 309 tyto náležitosti: 

a) název a sídlo uživatele,

b) místo výkonu práce u uživatele,

c) dobu trvání dočasného přidělení,

d) určení vedoucího zaměstnance uživatele oprávněného přidělovat zaměstnanci práci a kontrolovat ji,

e) podmínky jednostranného prohlášení o ukončení výkonu práce před uplynutím doby dočasného přidělení, pokud byly sjednány v dohodě o dočasném přidělení zaměstnance agentury práce [§ 308 odst. 1 písm. g)],

f) informaci o pracovních a mzdových nebo platových podmínkách srovnatelného zaměstnance uživatele.

Tento pokyn by měl mít vždy dočasné přidělený zaměstnanec u sebe, resp. musí být schopen jej předložit při případné kontrole, zejména ze strany orgánu SUIP. Doporučuje se, aby i uživatel měl k případné kontrole k dispozici základní dokumentaci, která dosvědčí proč tam zaměstnanec je. Spoléhat na to, že dočasně přidělený zaměstnanec bude pečlivě uchovávat pokyn u sebe se nemusí vyplatit.

  1. Srovnatelné mzdové a pracovní podmínky

Tento dokument vyplývá z nároku legislativy, jako ochrany agenturních zaměstnanců. Zde je metodický pokyn inspektorátu SUIP, který má pomoci při vymezení srovnatelných podmínek: http://projekty.vubp.cz/agentura/workshopy-VUBP_23_06_2016/info-pro-ucastniky/7_suip_metodicky-pokyn-2016.pdf.

Obvykle agentura poskytne dokument, kde vyplníte, jaké podmínky mají srovnatelní zaměstnanci. Agentura by měla být schopna pomoci s rozhodnutím, zda tento benefit ještě spadá či nikoliv do srovnatelných podmínek. Například taková 13. mzda je velmi problematická, často diskutovaná, ale pokud není „nároková“ pro vaše kmenové zaměstnance, neměla by se ve srovnatelných podmínkách objevovat.

Autor: Denisa Dvořáková