#suHR a píšu: Zásady předávání zpětné vazby

V minulém článku jsme se podívali na zoubek zpětné vazbě a tomu, proč je důležitá. Dnes bych s vámi chtěla, opět ze své osobní zkušenosti, sdílet pár zásad k tomu, jak předat zpětnou vazbu. 

Čeho bychom se měli držet a na co dbát, aby zpětná vazba skutečně k něčemu byla?

Objektivita

Hned na prvním místě nemůžu jinak, než zmínit objektivitu. Objektivita je něco, s čím se nám kolikrát špatně pracuje, a necháváme se v mnoha situacích zmítat předsudky. Zkuste při podávání zpětné vazby veškeré tyto pocity odsunout a uspat. Zaměřte se skutečně na to, co hodnotíte.

V případě školení se zaměřte na způsob, jakým bylo provedeno, jak byl prezentující připraven, co vám to školení dalo. Byli jste během školení vtaženi do obsahu? Líbila se vám prezentace? Měl prezentující příjemný projev? Nenudili jste se? 

I přesto, že je prezentujícím člověk, kterého v běžném životě zrovna nemusíte, zkuste se od tohoto oprostit a skutečně objektivně zhodnotit výsledek školení. 

Je to podobné jako s herci, kolikrát naprosto nemůžeme vystát daného herce jako osobu a v osobním životě bychom s ním nepromluvili, ale to, jak se dokáže vžít do role a udělat film o to zajímavější a opravdovější je dech beroucí. A tak by i zpětná vazba měla být odpovídající tomu, co hodnotíme a neměla by být zatížena pocity, minulými křivdami a dalšími emocemi, které nemají s objektivitou nic společného.

Konkrétnost

Jako druhou zásadu jsem zvolila konkrétnost. Je velice důležité podávat zpětnou vazbu konkrétně. Skutečně se zamyslete nad tím, co hodnotíte a zamyslete se nad tím, jak chcete své hodnocení podat. Je to, co chcete říci nebo napsat smysluplné a váže se na konkrétní věci? Pokud ano, je to takto v pořádku. Pokud budete mluvit v obecné rovině, může zpětná vazba vyznít všelijak a nedosáhnete toho, čeho byste mohli dosáhnout při konkrétní zpětné vazbě. Tedy se nedočkáte žádné změny, protože hodnocený nebude mít ponětí, co se vám na jeho přednesu líbilo a co ne.

Stručnost

Stručnost jde, za mě, ruku v ruce s konkrétností. Zpětná vazba by neměla být pojata jako esej. Zpětná vazba by měla být co nejvíce úderná. Toho dosáhnete tehdy, když se zbavíte veškeré omáčky okolo daného sdělení. 

Zvlášť u zpětné vazby, která nemusí být příliš líbivá, má spousta lidí problém sdělit svůj názor stručně. Snaží se obsah co nejvíce zjemnit kdejakými kudrlinami a pak z toho vlastně vzejde nijaká zpětná vazba, ze které si prezentující vůbec nic neodnese, protože i když se něco nelíbilo, tak to zřejmě nezanechalo nenávratné stopy.

Nesnažte se člověka zmanipulovat

Ti, kteří nejsou v předávání zpětné vazby ještě příliš zběhlí, případně ti, kteří žádnou zpětnou vazbu ještě neobdrželi, mohou mít někdy pocit, že svého dosáhnou jen tehdy, když daného člověka vmanévrují do pozice, ve které jej potřebují. Na manipulaci během zpětné vazby naprosto zapomeňte. Není to zrovna etické a hlavně se na to může lehce přijít. 

Nezkoušejte tedy žádné zaručené techniky, které znáte a které vám v jiných situacích fungují. Snažte se být co nejvíce transparentní a upřímní, aby o sobě nebo o svých schopnostech člověk během vaší zpětné vazby nezačal pochybovat. 

Neponižujte/nesrovnávejte

S poslední větou předchozího odstavce souvisí tento bod v podávání zpětné vazby. Zkuste se vždy, když zpětnou vazbu podáváte, vžít do kůže příjemce vaší zpětné vazby. Vyzkoušejte si na chvíli jít v jeho botách. I kdyby byla práce, kterou odvedl, sebepříšernější vždy se dá zpětná vazba podat slušně a bez toho abyste museli člověka ponížit, případně mu způsobit trauma na dlouhou dobu dopředu. Mějte na paměti, že zrovna vaše zpětná vazba může člověku velice pomoct a příště odvede skvělou práci, protože v něm probudíte motivaci být ještě lepší. 

Myslím si, že je chyba, abychom příjemce zpětné vazby srovnávali s někým jiným. Pokud chcete člověka během zpětné vazby porovnat, porovnejte ho vždy s ním samotným. Dejte mu příklad toho, co se mu skutečně za poslední dobu povedlo, aby si z té situace mohl vzít příklad pro svou budoucí práci. 

Buďte diskrétní

Zpětnou vazbu nikdy nepředávejte před ostatními. Nesnažte se tím, že člověka zkritizujete, nahnat body sobě v tom, že se nebojíte říct vlastní názor a ať to každý slyší. Samozřejmě o diskrétnosti v tomto slova smyslu se bavíme tehdy, pokud nejde o hromadnou zpětnou vazbu. Když předáte člověku zpětnou vazbu mezi čtyřma očima, zvýší se tím tak i její účinek. Ať už je zpětná vazba pozitivní nebo negativní, během soukromého rozhovoru se mnohem lépe vstřebá a také si z ní hodnocený i více odnese. Nechá se lépe inspirovat, případně se bude, při pozitivní zpětné vazbě, cítit váženě a vaše zpětná vazba bude mnohem důvěryhodnější.

Prostor

V neposlední řadě je důležité nechat prostor pro vyjádření hodnocenému. V případě, že je zpětná vazba předávána z očí do očí, je důležité vyhradit si na ni dostatek času. Zpětná vazba, která není hromadná, je mnohem lepší a častokrát i přínosnější, jelikož si můžete mezi sebou spoustu věcí vysvětlit, pozastavit se nad nimi, najít i způsob řešení do budoucna.

Když se vy sami vymluvíte a předáte svou zpětnou vazbu v její celé kráse, přichází čas nechat také prostor pro vyjádření druhou stranu. Může jej využít na případné dotazy, sebereflexi, konstatování, případně s vámi může započít diskuzi, proč v něčem na zpětné vazbě nesouhlasí a co jste třeba nepochopili správně. Což je vlastně krásná zpětná vazba pro něj samotného, že příště je potřeba na sobě zapracovat a být více konkrétní.

Autor: Zuzana Dubová