Diana Ščuková pracuje jako HR manažer ve firmě Logio, kam nastoupila jako vůbec první HR člověk a nastavovala kompletně všechny HR procesy. Zeptali jsme se jí na její zkušenosti.
Dio, jaké jsou indikátory toho, že by měla firma (start-up) začít budovat HR procesy?
Když se řekne HR proces, tak to většinu malých firem vyděsí, jelikož si představí nějaký neflexibilní a robustní přístup. Můj názor ale je, že čím dříve si firma nějaké základní HR guidelines nastaví (nemusí to být vůbec nic složitého), tím lépe pro ni i její business.
Obecně se ale v praxi nejčastěji setkávám s tím, že si tuto potřebu firmy uvědomí ve dvou momentech. První z nich je, že majitel nebo současní zaměstnanci, kteří jsou mimo jiné zodpovědní i za některé HR aktivity, přestanou svěřené HR činnosti stíhat společně s hlavní náplní práce. A majitel firmy si začne uvědomovat, že by bylo fajn nastavit nějaké základní procesy, aby z nich tuto zátěž sejmul a uvolnil jim ruce. Druhým indikátorem je moment, kdy firma plánuje/začíná růst, a je potřeba výrazně rozšířit tým, znalosti a kompetence.
Na co je potřeba se na začátku zaměřit? Čím vůbec začít?
Prvním krokem každého HRisty, který jako první přijde do firmy s cílem nastavit HR procesy, by mělo být velmi dobře poznat business dané společnosti, její cíle a především firemní kulturu. Dále si společně s majitelem/managementem nastavit priority, které odpovídají právě cílům firmy. Není reálné – a ve většině případů ani žádané, aby hned vznikly všechny HR procesy naráz. Některé možná nevzniknou nikdy, protože je firma nepotřebuje, a je to úplně v pořádku. Já se vždy řídila tím, co má aktuálně největší přidanou hodnotu pro business a zaměstnance.
Obecně si ale myslím, že ve většině případů je dobré se ze začátku zaměřit na dvě oblasti. První je budování firemní kultury a stanovení hodnot a druhou je pracovně-právní legislativa, kterou především start-upy hodně podceňují.
Jak samotné nastavení procesu probíhá?
V momentě, když už vím, čím začít, tak je to stejné jako s jakýmkoliv jiným procesem ve firmě. Nejdříve je potřeba zanalyzovat současný stav. To znamená zjistit, jak se daná oblast do teď ve firmě řešila (jestli vůbec nějak), zjistit, co funguje dobře a co naopak hůř, a na základě toho navrhnout nějaké řešení. Určitě doporučuji se o tom pobavit s více lidmi, zjistit, co nejvíce názorů a úhlů pohledu, a to především od těch, kterých se daný proces bude týkat. Je zbytečné se snažit vše vymyslet sám/sama, protože žádný takový proces pak v reálu fungovat nebude.
Co když má firma omezený rozpočet?
I s omezeným rozpočtem se toho dá hodně vymyslet. Je možné (a v menších firmách úplně běžné) využít znalosti a dovednosti současných zaměstnanců. Např. když pracuji ve firmě, kde jsou experti na datovou analýzu a zrovna řeším, jak efektivně evidovat kandidáty, abych nemusela kupovat žádné ATS, nechám si poradit od nich a naučím se od nich nějaké Excel vychytávky. Určitě také doporučuji maximálně využít nástroje a technologie, které firma již používá. Častokrát ani nevíme, co všechno se dá udělat např. v Microsoft Teams, v Google prostředí nebo že ticketovací systém, který používají programátoři, je možné využít i na automatické generování úkolů v rámci onboardingu.
Jaké procesy považuješ za základ, a co je už „nice to have“?
To je velmi těžká otázka a opět záleží individuálně na každé firmě. Jiné priority má výrobní firma, která zaměstnává primárně dělníky nebo skladníky, a jiné technologický start-up, kde všichni pracují v kanceláři.
Pokud se ale zaměříme spíše na technologické firmy, tak podle mě je nejdůležitější mít vydefinované firemní hodnoty a budovat firemní kulturu, protože bez toho tam současné zaměstnance v momentě, kdy firma začne růst, jen velmi těžko udržíme. Pak samozřejmě onboarding a hiring. Ještě bych doplnila systém odměňování, pravidla po nastavování mezd a revize, jelikož čím později se systém zavede, tím těžší to je, a mezitím vznikají pocity nespravedlnosti a frustrace.
Chcete se o nastavování HR procesů dozvědět více? Už 12. 4. proběhne webinář právě s Dianou Ščukovou!