Šárka Nečasová působí jako HR a office manager ve společnosti Digiskills. Vždy měla na starosti kompletní péči o zaměstnance formou business partneringu – od náborů přes administrativu, vzdělávání, podporu zaměstnanců, i jejich ukončování. Ale také HR marketing a procesy. Nyní svoji práci rozšířila i o práci s digitálními aplikacemi a pomoc s tvorbou vzdělávacího obsahu pro klienty. Zeptali jsme se jí, jak na automatizaci v HR!
Proč bychom vůbec měli usilovat o automatizaci v HR?
Proč nedigitalizovat rutinní úkoly a svoji energii raději věnovat věcem s přidanou lidskou hodnotou? Každý má denně spoustu operativy – předávání dat z tabulky do tabulky, vyplňování dokumentů, plánování úkolů, evidence registrací nebo třeba rozdávání a kontrolování úkolů….To vše může přitom běhat samo na pozadí. Jako personalista tak získáte čas na kreativní práci nebo péči o vaše lidi, osobní schůzky, atd.
Čím bychom měli začít, pokud nemáme automatizováno vůbec nic?
Úklidem procesů. Je dobré si nejdřív udělat pořádek v tom, co děláme, proč to děláme, co k tomu používáme za aplikace, jestli to řešíme sami nebo v týmu, apod. Některé procesy tak rovnou eliminujeme nebo zjednodušíme. Následně je třeba nastavit si mindset – z přemýšlení typu „Vždyť to je jen minutka“ – na „Jsem k tomu vůbec potřeba? Mám u tohoto tasku nějakou přidanou hodnotu? Nemohl by to dělat Samoseto?“
Jak se do automatizace pustit nebo přesvědčit kolegu, když se necítí/m jako technický typ člověka?
Klíčové je, že automatizaci nemusím nastavovat sama. Nebo ji nemusí nutně nastavovat kolega sám. Jde spíš o způsob přemýšlení. Věděli jste, že nejvíc podnětů pro automatizaci přinášejí obecně líní lidé? Aspoň u nás v Digiskills to tak je, ale setkávám se s tím i u klientů. Přinést pak technické řešení zvládnou kolegové z IT nebo poradí strýček Google.
Ideální je tedy se podívat na to, co celý den dělám, minimalizovat opakující se úkoly – jako je posílání e-mailů, připomínek, přepisování dat, kontrolování hotové práce, apod. Někdy pomůže stínování, víc hlav víc ví, obzvlášť, když kolega klade zvídavé otázky: “Proč to děláš takto? Nešlo by to dělat jinak? Není na to lepší aplikace? Co kdyby se toto dělo na pozadí?”
Lze HR digitalizovat i bez výraznějších finančních investic?
Záleží hodně na IT policy a interních pravidlech. V rámci Microsoft 365 už nástroje pro automatizaci jsou, takže je možné spoustu aplikací propojit, nastavit automatické kroky, atd. Tady jsou tedy investice spíše projektové, na čas a tvorbu řešení. Jde ovšem využívat i spoustu jiných nástrojů a aplikací ale na personální oddělení, kde je většina dat tvořena citlivými / osobními údaji, bych freeware moc nedoporučovala.
Kdy jste vy sama začala HR oblast poprvé digitalizovat? Na jaké překážky jste při tom narazila?
Už v rámci práce v Konica Minolta, kde jsme byly v dvoučlenném týmu na pětisethlavou firmu nuceny zvládat všechno. Musely jsme se do digitalizace a automatizace opřít, abychom vše stíhaly. Do toho vpadnul Covid, takže switch do remote práce a nutnost splnění všech zákonných povinností, které se na HR ve spojení s testy a docházkou valily, si o digitalizaci vyloženě řekly. Byla to nutnost, ale taky neskutečná challenge a zábava zároveň. Naštěstí jsme měli super kolegy, kteří s tím pomáhali technicky a kolegy, kteří to vždy rádi otestovali. A to, že to funguje na HR, potom otevřelo mindset i ostatním a ledy se daly do pohybu.
Obecně bych tak řekla, že je super mít ve firmě ambasadory, zvídavce, inovátory, kterým dáte prostor vymýšlet nástroje na hraní a rozvoj a školení, aby neobjevovali kolo. Oni se odvděčí nejen větší loajalitou, práce je bude víc bavit, ale zapálí pro to i ostatní v týmu. O to větší benefit je, pokud jsou ambasadoři na HR, kteří jsou v kontaktu s celou firmou a mají tak obrovský dopad.
Chcete se o automatizaci Microsoft 365 dozvědět více? Už 19. 4. proběhne webinář právě s Šárkou Nečasovou!