O tom, co je offboarding, jak dlouho trvá a jak ho kvalitně nastavit, jsme si povídali s Janou Parmovou, lektorkou naší Startovací akademie.
Jarní startovací akademie začíná už 3. 2. Nezapomeňte se registrovat TADY.
Během přednášky o offboardingu si společně s Janou projdeme, jaké činnosti nesmí ve správném offboardingu chybět, koukneme se, jaký typ ukončení spolupráce je nejčastější, podíváme se na proces ukončení pohledem zákoníku práce a povíme si, na jaké pocity se my, coby HR můžeme zaměřit. Celý proces zasadíme do časové osy, dáme do kupy tipy, jak můžeme pomoct odcházejícím i „pozůstalým“ a zapomenout nesmíme ani na sdílení fuckupů, jejich dopady a co s tím můžeme dělat. Zároveň se vzájemně obohatíme o vlastní zážitky a zkušenosti.
Co je to offboarding?
Offboarding je proces, který zahrnuje veškeré činnosti spojené s ukončením spolupráce firmy a zaměstnance. Obsahuje řízenou komunikaci, kvalitní předávání práce, vrácení majetku, vyřízení výstupní dokumentace. To jsou základní činnosti. Z pozice HR a firmy můžeme udělat pro hladký odchod mnohem víc.
Kdy začíná a kdy končí offboarding?
Offboarding začíná momentem, kdy jedna, nebo druhá strana udělá definitivní rozhodnutí a ukončuje pracovní poměr, eventuálně se na konci dohodnou. O následujícího měsíce tak začíná obvykle plynout dvouměsíční výpovědní doba, kterou je potřeba dobře rozplánovat. Offboarding končí ve chvíli, kdy se naposledy zavřou za odcházejícím kolegou/ kolegyní dveře.
Jak může vypadat kvalitně nastavený offboardingový proces?
Na začátku každého dobře nastaveného procesu stojí kvalitní komunikace. Bod číslo 1 – domluvte se s odcházejícím, co budeme komunikovat týmu, co celé firmě a jakou formou. A udělejte to rychle! Nedejte prostor kuchyňkovým řečem.
Ačkoliv to zejména manažery bolí, neočekávejte, že člověk ve výpovědní době bude pracovat se 100% nasazením. Bod číslo 2 – definujte jasný plán předávání práce, případně úkoly, které je třeba dotáhnout. Společně naplánujte dovolenou.
Bod číslo 3 – nabídněte pomoc. Tady hrají hlavní roli právě lidé z HR týmu. Pomáhejte s vytvářením životopisu. Napište spolu motivační dopis. Podělte se o nové trendy v hledání práce. Individuální přístup není možný? Připravte pro své zaměstnance on-line průvodce, kde sepíšete jak tipy a triky, tak je seznámíte s administrativními nezbytnostmi.
Bod číslo 4 – nezapomínejte na „pozůstalé“. Odchod kolegy / kolegyně může citelně zasáhnout jeho/ její nejbližší spolupracovníky. Mluvte s nimi otevřeně o dalších krocích – bude firma hledat náhradu? Rozdělí si práci mezi sebe stávající zaměstnanci? Jak se jich odchod dotkne? Komunikujte, vysvětlujte, odpovídejte, vyjasňujte domněnky.
Co to je exit interview?
Pobavit se s odcházejícím je velmi cenný zdroj informací pro další rozvoj firmy. Zároveň tak dopřáváme kolegovi/kolegyni pocit, že je pro nás stále důležitý/á a vážíme si jeho/jejího názoru. Doporučuju osobní neformální setkání s HR. Ptejte se znovu na důvody odchodu, jak odcházející hodnotí spolupráci, s jakými překážkami se setkával/a? Na konec můžete otočit celé povídání směrem do budoucna a položit otázku – jaké 3 rady bys naší firmě dal/a, aby se nám dařilo lépe? Odpovědi vás mnohdy dost překvapí .
Co si představit pod pojmem outplacement?
Cílem outplacementu je pomoc odcházejícím zaměstnancům, aby se co nejrychleji zorientovali na trhu práce a plynule přešli do nového pracovního poměru. Outplacement může být prováděn přímo zaměstnavatelem, jak jsem nastínila v předchozí odpovědi, tak je možné pro tento proces využít externí firmu. Zároveň je dobré si uvědomit, že efektivní proces outplacementu není náklad, ale investice.
Co, když se offboarding nepovede?
Každý zaměstnanec, který projde firmou, je zároveň trvalým nositelem jejího brandu. Pokud se odchod nepovede, zůstávají zbytečné křivdy a nepravosti, a může se stát, že:
- zaměstnanec si to nenechá pro sebe a díky platformám jako atmoskop, linkedIn a další sociální sítě se informace o vašemu přístupu šíří rychleji, než by se nám líbilo. Rychlost je bohužel často přímo úměrná negativnímu náboji sdělení.
- je pravděpodobné, že zaměstnanec zůstane v oboru, kde je také vaše firma. Může se snadno dostat třeba na stranu klienta, či dodavatele, případně přejít ke konkurenci. A tam vám frustrovaný bývalý kolega / kolegyně mohou taky udělat medvědí službu.
Je dobré nějak aktivně pracovat s lidmi, kteří z firmy odešli?
Práce byla předaná, jak jste se dohodli. Loučíte se kamarádsky a se vzájemnou úctou. Říkáte si, že takového člověka je škoda. Není všem dnům konec. Nic vám nebrání si čas od času zavolat, udržovat se v podvědomí a kdo ví? Třeba se vám jednou vrátí. Silnější, zkušenější a dravější! Jeden nikdy neví.
