Zvažujete pořídit HR informační systém? Potřebujete nahradit starý, který již neplní vaše potřeby? Přinášíme několik kroků, které je dobré učinit, než se rozhodnete pro konkrétní produkt. Checklist pro vás připravil Jan Pavelka, lektor chystaného webináře Jak na výběr personálního systému.
1. Sepište si své potřeby a cíle
Nedívejte se jen na to, co vás v současné situaci štve. Stejně tak se nedržte jen v přítomnosti, ale podívejte se do budoucna. Vyjděte tedy nejlépe od firemní a HR strategie. Stanovte si klíčová témata, např. samostatnost manažerů, zjednodušení a zrychlení procesů, podpora učící se organizace nebo zaměstnanecká zkušenost. Jak se za rok pozná, že se váš cíl podařilo splnit?
2. Zmapujte současné systémové prostředí
Jaký systém už nyní máte? Jsou tam nějaké integrace? Jaká personální data potřebují jinde (např. finanční systém, výroba, obchod, …)? Jaké máte důležité Excely, bez nichž by vaše postupy nefunguovaly? A nakreslete to jako obrázek!
3. Mrkněte na stávající procesy
Prověřte současné postupy a systémy, abyste zjistili, co funguje dobře a co potřebuje zlepšit. Identifikujte oblasti, ve kterých nový HR informační systém může přinést významné vylepšení.
4. Stanovte si rozpočet
Určete si rozpočet, který jste ochotni investovat do nového HR systému. Zahrňte do tohoto rozpočtu nejen pořízení/pronájem systému, ale i náklady spojené s implementací, školením zaměstnanců a dalšími potřebnými výdaji (třeba i váš interní čas).
5. Sepište požadované funkce
Prozkoumejte různé personální systémy na trhu a porovnejte jejich funkce a možnosti s vašimi potřebami a cíli. Vytvořte seznam funkcionalit (můžete je seskupit podle HR procesů) a prioritizujte je (stačí jen MUST-HAVE a NICE-TO-HAVE).
6. Promyslete si způsob provozu
Máte někoho analyticky smýšlejícího v HR, kdo by se o váš systém staral? Nebo to budou kolegové z IT? Nebo budete 100% spoléhat na dodavatele a všechno si necháte od něj spravovat? Všechny možnosti mají svá pro a proti. V každém případě budete potřebovat SLA (Service Level Agreement).
7. Vytipujte a poptejte vhodné dodavatele
Najděte nejlépe 3-7 řešení, která mohou splnit vaše potřeby. Pošlete jim svoje zadání, rovnou i s obrázkem vašeho prostředí.
8. Porovnejte nabídky
Zvolte si několik kritérií, podle nichž porovnáte nabídky. Jistě tam bude cena, schopnost splnit vaše požadavky (must-have a třeba i ty nice-to-have) a nejspíš něco dalšího. A nezapomínejte, nevybírate jen systém, ale i dodavatele, tj. dlouholetého partnera. Je fajn si ověřit reference, třeba referenční návštěvou nebo video-konferenčně.
9. Vyberte vítěze
Až se rozhodnete pro finálního dodavatele, pořádně zkontrolujte smlouvu. Není to jen o implementaci, ale i o podpoře. Dnešní uživatelé HR systémů v ČR si právě často stěžují na rychlost podpory.