V rozhovoru s Annou Rosenbaumovou diskutujeme o tom, kdy začíná a končí onboarding, proč je důležitý, a které aktivity by neměly chybět. Anna navíc radí, jak s tvorbou onboardingu začít.
Co je onboarding a kdy začíná a končí?
Začíná dřív, než si mnozí lidé myslí. Už ve chvíli, kdy recruiter uzavře nabídku a předá kandidáta internímu HR. My pak vykopáváme celý proces. Chystáme dokumenty, komunikujeme jak s nováčkem, tak jeho týmem, manažerem i dalšími odděleními, které se na nástupu podílejí – třeba interní IT, pro které domlouváme preference ohledně hardwaru nebo jeho předání. Když k nám nastupuje někdo z jiného státu, domlouváme mu první týden tady v České republice, aby se za námi mohl podívat. Co se týče oficiálního firemního onboardingu, tak si myslím, že první tři měsíce stačí k tomu, aby nováček poznal kulturu, tým, prošel školení a naučil se svou novou roli. Hlubší poznávání role ale může trvat mnohem dýl. U některých pozic třeba šest měsíců, u jiných klidně rok.
Proč a pro koho je onboarding důležitý?
Pro všechny zainteresované. Jak pro nováčka, tak pro tým, manažera i firmu. První dojmy jsou moc důležité. Cítit, že všechno pasuje. V práci trávíme spoustu času, a pokud je to pro nás příjemný zážitek, jsme motivovanější, můžeme víc využít náš potenciál. Je to výhra pro všechny strany. Jeden z hlavních záměrů firmy je, aby byli její zaměstnanci spokojení a i díky tomu odváděli dobrou práci. Výhodné je mít onboarding kvalitně připravený i kvůli efektivitě, aby nováček dostal rychle a dobře všechny informace a kontext, aby mohl dobře dělat svoji práci.
Kde začít při tvoření firemního onboardingu?
Důležitá je dobrá dokumentace, vytvořit si základní kostru, co chceme, aby onboarding obsahoval. Co chceme, aby nováček znal po prvním týdnu, měsíci, s kým se má setkat. Až mám hotovou strukturu, můžu to rozvíjet dál do detailů, můžu si hrát s komunikací a obsahem mailů pro nováčky, jestli uspořádáme týmový oběd, nějaké uvítací balíčky pro nováčky a podobně. Na dokumentaci je dobré využít nějakou aplikaci, třeba Notion.
Jaká je role HR a jaká je role managera?
HR se stará, aby bylo všechno v pořádku po legislativní stránce, a aby byl celý proces příjemný. Zajišťuje, aby všechno fungovalo ve spolupráci s interním IT, office týmem (řeší spolu zařízení uvítacích dárků, specifikaci hardwaru a podobně). Navíc se staví do role takového buddyho. Je to pro nováčka důvěrný kontakt, na který se může obrátit s otázkami. Zároveň je velká role také manažera. Bez něj to fungovat nebude. Má na starosti přijetí nováčka do týmu a jeho začlenění do firemní rodiny. U nás mají manažeři každý týden meeting jeden na jednoho, aby se mohli osobně poznat, nastavit si povinnosti, cíle a mohli si říct, jestli všechno funguje, jak má.
Jaké jsou tři nejdůležitější aktivity, které má obsahovat každý onboarding?
Mezi důležité aktivity patří úvodní sezení s HR, kde se nováček dozví co, kde, kdy, jak a zjistí základní věci o firmě – vize, mise, kultura firmy, pouštíme i videa se zakladateli. Důležité je také setkání s týmem. Nejlíp třeba na obědě, kde se může poznat s kolegy. A pak samozřejmě už zmíněná dokumentace s checklistem a onboarding kalendářem. Díky tomu všechno probíhá hladce, na nic nezapomeneme, a nováček má přehled, co ho kdy bude v prvních týdnech čekat. Nově používáme i new hire packet v BambooHR.
Na co dalšího nemá HR zapomenout?
Třeba na uvítací balíček – takový extra detail, který ukazuje, že firmě na nástupu nováčka záleží. My třeba dáváme knížku doporučenou od našeho CEO, firemní swag. Určitě je potřeba dávat pozor na přehlednou komunikaci, aby měl nováček všechny potřebné informace před a při onboardingu. No a rozhodně by neměl chybět prostor na zpětnou vazbu. My se s novým kolegou setkáváme po třech měsících, abychom se pobavili, jestli je spokojený, jaké si nastavili s manažerem očekávání a cíle, a jestli se plní. Důležitý je pro nás i dotazník, abychom mohli soustavně reagovat na podněty. Po měsíci posíláme „First Month Survey“ a ptáme se na spokojenost s onboardingem a jednotlivými školeními. Díky tomu můžeme dát zpětnou vazbu facilitátorům trainingů, co je třeba upravit, a my sami můžeme reagovat na opakující se podněty od nováčků a naše procesy vylepšit.
Stal se Ti někdy při onboardingu nějaký fuckup?
Žádný velký omyl nebo selhání si nevybavím. Občas něco operativního, jako když nám zaspal technik, který měl předávat hardware. To je pak o tom, jak dokážeme věci přeplánovat, aby seděly k nové situaci. Při plánování onboardingu je potřeba pečlivost, organizovanost a umět rychle reagovat.
Jak Covid-19 a hybridní doba ovlivnili onboarding?
Hodně, a já jsem byla ráda, že jsme měli všechno dobře zdokumentované v nějaké aplikaci. Když jsou všichni remote, musí být všechno online. Výhodu mají technologické firmy, které jsou na toto připravené. Celá situace se ale hodně podepsala na navazování vztahů. Online je to prostě jiné, než když se s lidmi vidíš tváří v tvář. Je fajn používat různé aplikace, které pomůžou. Třeba ve Slacku je aplikace e-donut, která Tě každé dva týdny propojí s někým z firmy. Máme tak příležitost se seznámit, a popovídat si s kolegy napříč týmy, lokalitami. Nebo aplikace Riddler, která učí poznávat tváře lidí. S kolegy z našeho office týmu jsme se hodně věnovali také teambuildingům. Třeba pub quizy, Gathertown, nebo různé jiné aktivity, kde jsme mohli být všichni v jeden čas online spolu. Online onboarding je důležitý také v případě, že máme nové kolegy ze států, kde nemáme pobočku, a pracují tedy remote. Pro ty dělá kolegyně uvítání online z Dublinu. Většinou se ale snažíme, aby za námi na první týden přijeli do Prahy a mohli jsme se poznat.
Kde sleduješ současné trendy a sbíráš inspiraci?
Podstatnou část onboardingu v Productboardu nastavili Lu a Terka Macháčková, takže ty nám hodně pomohly vytvořit pevné onboarding základy, sleduji SUHR, občas se dívám na webovky firem a čtu si o tom, jak se dělá onboarding u nich. Asi největší inspirací je mi naše firma. Musím umět reagovat na to, jaký mám budget, jaké příležitosti mi firma poskytuje a co firma potřebuje. Hodně se učím ze zpětné vazby od nováčků, protože ti si to zažili a já díky tomu vím, že pokud se mi nějaké doporučení od nich opakuje, můžu ho aplikovat. No a pak taky od kolegů z IT týmu, office týmu, od manažerů. Je to taková hezká symbióza. Mým dalším projektem v rámci onboardingu je uvítací video právě s kolegy z IT, HR a Office, které bychom posílali vždy jako teaser nováčkům před nástupem. Už na to myslím rok, ale chce to dobře připravit, tak snad se k tomu konečně dostanu.
Anna Rosenbaumová
Anička je Event Managerka a People Ops nadšenkyně, která poslední 2 roky působí v Productboardu jako People Ops Specialistka. Má na starosti zejména onboarding nováčků v ČR a EU, včetně nastavování onboarding procesů. Dále se stará o benefitní programy pro zaměstnance, administrativu, dokumentaci a firemní průzkumy.
Dříve působila na eventových pozicích v Recruitment Academy a Impact Hub, kde koordinovala kurzy pro HR komunitu a různé eventy v Hubí komunitě. Rok také působila ve skotském Edinburghu.
