Rozhovor s Pavlou Slanec: Paperless HR – Digitalizace HR procesů

Pavla Slanec, Operations Director & Board Member z Form Factory s.r.o., se s námi podělila o své zkušenosti s digitalizací HR procesů. V rozhovoru nám prozradila detaily o výběru nástrojů, reakcích zaměstnanců a o výzvách, které přináší digitální transformace.

Pavla Slanec bude jednou z lektorek našeho Letního kurzu HR digitalizace, který startuje už 19. 8. Naučíme zefektivnit naši práci pomocí AI a dalších vhodných digitálních nástrojů. Během workshopů a case studies z firem si ukážeme, jak digitalizovat HR procesy, zavést paperless HR i to, co si v tomto ohledu můžeme dovolit z hlediska (pracovního) práva.

Jak jste postupovali při výběru nástrojů a systémů pro digitalizaci HR procesů? Jaká kritéria byla klíčová pro vaše rozhodování?

Klíčovým kritériem pro výběr nástrojů či systémů je vždy, aby nástroj byl user friendly a to jak pro kolegyně z People & Culture oddělení tak pro zaměstnance a zároveň splňoval naše základní požadavky.

Jak reagovali zaměstnanci a management na celkový proces digitalizace ve firmě? Můžete se podělit o nějakou konkrétní situaci?

Abych byla upřímná, samotné implementace jsem se docela obávala, původně jsme chtěli začít digitalizovat postupně – od základních pracovně-právních dokumentů a teprve později přejít na elektronický podpisy dalších pracovně-právních dokumentů jako jsou pracovní smlouva atd. Nakonec jsme vše spustili najednou a musím říci, že implementace byla hladká. Jediné s čím jsme trochu „bojovali“ a stále vlastně trochu „bojujeme“ je podpis Prohlášení poplatníka daně. Není to tím, že by dokument bylo těžké podepsat, ale naráželi jsme spíše na chyby v samotném vyplňování. Vše jsme, ale postupem času s kolegyněmi vychytaly. 

Jak podle Vás digitalizace HR procesů ovlivnila celkovou candidate experience a employee experience?

Díky digitalizovanému preboardingu nám to umožňujeme být s novými zaměstnanci neustále v kontaktu. Není to jen o tom, že nám nový zaměstnanec vyplní osobní dotazník, absolvuje BOZP a pak se uvidíme až za jeden či dva měsíce v momentě, kdy dorazí nový kolega či kolegyně první den do práce. Postupně nové kolegy a kolegyně, seznamujeme se společností, kulturou, novými kolegy či mu popíšeme jeho/její první pracovní den. Samozřejmě nezapomínáme ani na telefonický kontakt, to s digitalizací nevymizelo. Snažíme se navazovat vztahy hned od počátku a nepodcenit adaptaci.   

Které konkrétní HR procesy byly nejobtížnější k digitalizaci a proč?

Nejtěžší pro nás bylo podepisování Prohlášení poplatníka daně jak jsem již zmínila, protože to kolegové vyplňovali sami, elektronicky, bez přítomnosti kolegyně z People & Culture oddělení a naráželi jsme tak na chyby ve vyplňování. Musely jsme tak s kolegyněmi změnit některé postupy, abychom to zaměstnancům co nejvíce zjednodušily a předešly tak chybným vyplněním. 

Pokud mohu zmínit ještě jednu věc, kterou je potřeba si hlídat, tak je to, aby dokumenty byly podepsané včas. Občas se nám stává, že je kolegy opravdu nutné „nahánět“ aby dokumenty přes aplikaci podepsali. Tedy v tomto jsme museli trochu upravit postupy, aby veškeré dokumenty byly vždy včas podepsané. 

Můžete nám přiblížit, jaké právní nebo compliance výzvy jste během digitalizace řešili a jak jste je překonali?

Příprava v rámci digitalizace je stěžejní. Musím říci, že jsme se opravdu pečlivě připravovali.  Nastavení softwaru a samotná implementace pak již tolik času nezabere. Stručně řečeno věnovali jsme čas hlavně tomu, abychom věděli, za jakých podmínek a které dokumenty můžeme digitalizovat, připravili si dokumenty, směrnice, školení a vysvětlili jsme zaměstnancům co budeme digitalizovat, co to znamená atd. Důležité také pro nás byla podoba, jak dostanou zaměstnanci informaci o tom, že mají např. dokument podepsat elektronicky. V dnešní době, kdy dostáváme tolik spamů, pro nás bylo důležité, aby zaměstnanci věděli, že jim nepřišel žádný spam, že se opravdu jedná o dokument společnosti. Jsou to maličkosti, ale i s brandingem a textem co mají zaměstnanci dělat jsme si „vyhráli“. 

Jak zajišťujete bezpečnost a ochranu osobních údajů zaměstnanců v digitalizovaném HR prostředí?

Dvoufázové ověření je must have. 

Jakým způsobem uchováváte digitální data a dokumenty?

Data uchováváme digitálně na dvou místech. Nespoléháme se pouze na aplikaci. Přistupujeme k tomu, že se pořád jedná o software a tak máme zálohu. 

Jak se náklady na digitalizaci HR procesů srovnaly s očekávanými přínosy a úsporami?

Přínosy z digitalizace výrazně převyšují náklady a to ve všech možných směrech. 

Jaká byla a je zpětná vazba od zaměstnanců na nové digitalizované HR procesy?

Máme velmi kladné ohlasy, administrativně jsme si velmi ulehčili práci a zároveň musíme pozitivně hodnotit také preboarding. Zpětná vazba se nám od nových zaměstnanců zrychlila. Dříve chvíli trvalo, než jsme dostali od nových kolegů potřebné informace, nyní je vše rychlejší, jednodušší. Na trh práce přichází generace Z pro kterou je naprosto přirozené vše vyřešit z telefonu a tomu jsme se také přizpůsobili. 

Co si myslíte, že se vám v rámci zavedení nových procesů nejvíce povedlo a ulehčilo vám práci? 

Upřímně není možné vybrat jednu věc. Celkově hodnotím, že se nám opravdu povedlo digitalizovat, ulehčilo nám to práci po všech směrech a jsme moc spokojení.  Důležité však také je nezapomínat na osobní kontakt, není to jen o tom, že posíláme nějaké dotazníky či dokumenty elektronicky, kolegyně jsou se zaměstnanci stále v kontaktu.  

 S ohledem na vaši zkušenost s digitalizací a automatizací HR procesů – je něco, co byste v rámci procesu udělali dnes jinak?

V průběhu implementace jsme dostali zpětné vazby od Line Managerů, kteří např. Zadali požadavek na People & Culture oddělení o přípravu dodatku k pracovním smlouvám aj., a neměli přehled o tom, zda už je to v procesu, zda to zaměstnanec podepsal atd. Přidali jsme tak funkci „na vědomí“ aby Line Manage byl v obraze.  Jinak vše proběhlo bez nějakých větších zádrhelů.